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¿Cómo planear un evento corporativo en un hotel? Siga estos 7 pasos

11/10/18 11:38 AM

Organizar un congreso o un evento corporativo requiere de planeación  y una gran atención a los detalles.

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Cuando no sabe cómo planear y organizar un evento, es fácil que no se anticipen situaciones que pueden convertir el evento en una experiencia poco satisfactoria para los asistentes.

Si su convención se realizará en un hotel, hay varios aspectos que puede controlar con antelación, pues el personal encargado tiene experiencia en cómo planificar un evento.

Aunque cada caso es diferente, estos son algunos puntos sobre cómo planear un evento que se deben tomar en cuenta para asegurar el éxito:

El inicio

Una vez que determine el propósito del evento, comienza el proceso de planificación tan pronto como sea posible.

Identifique fechas, horarios preferidos y ubicación del hotel, así como el número total de asistentes e invitados especiales.

Haga una lista de requerimientos: equipo de audio, vídeo, monitores de presentación, micrófonos y conexiones de los cables, por ejemplo, para asegurarse que el hotel cuenta con lo necesario.

Los tiempos

Realice un proyecto de programa para el evento, determinando los tiempos de llegada y los horarios de cada presentación.

Es recomendable iniciar alrededor de las 10 de la mañana. Esto permite a los ejecutivos arreglar asuntos de último minuto para que puedan enfocarse totalmente en el evento.

Las pausas

Incluya espacios en la agenda de presentaciones para sesiones de preguntas, y también para pausas.

Confirme que el hotel pueda proveer el menú adecuado si el evento dura todo el día. También debe proveer refrescos y refrigerios para las pausas en la agenda.

La coordinación

Contacte al organizador de eventos corporativos del hotel, explíquele los detalles de su reunión y coordine con él la disponibilidad de las fechas y los gastos.

Asegúrese de que el equipo y los servicios que se requieren como: estacionamiento, conexión a internet y el equipo audiovisual sean proporcionados por el hotel.

Las firmas

Confirme toda la información con su compañía. Termine el proceso de reserva y firme el documento requerido por el hotel inmediatamente, pues un retraso en la firma puede liberar las fechas que haya reservado.

La verificación

Llegue al hotel  entre dos y tres horas antes del inicio del evento. Recorra todo el lugar. Revise la configuración de los equipos y la prueba de altavoces y micrófonos. Verifique los acuerdos con el representante del hotel.

El día siguiente

Asegúrese de que todo el equipo sea devuelto en buenas condiciones inmediatamente después del evento, así asegurará la devolución de los depósitos de seguridad proporcionados durante el proceso de reserva.

Si no tiene conocimiento previo sobre cómo organizar un congreso o evento, puede encontrar en el asesor de eventos del hotel, un valioso aliado. Solo debe explicarle el tipo de evento que imagina y él se encargará de cada uno de los detalles para hacerlo realidad.

 

Los eventos corporativos en hoteles aseguran satisfacción y comodidad para todos sus invitados.

 

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