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¿Qué herramientas necesito para montar un evento corporativo?

19/08/19 05:39 PM

Para organizar eventos corporativos efectivos, son esenciales algunas herramientas y materiales. Desde la organización de tareas, hasta la interacción con el público. Todo es importante para lograr un evento exitoso.

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En primer lugar, tiene que definir por qué va a realizar el evento, qué mensaje quiere transmitir, a quién está dirigido, qué resultados espera conseguir y qué recursos necesita para llevarlo a cabo.

Si ya tiene claro lo que busca conseguir, es hora de planificar. Primero, por supuesto, la selección de la fecha, hora y lugar. Después, empiece todas las tareas de gestión con estas estas herramientas y materiales tecnológicos que le serán de gran utilidad.

 

3 herramientas para montar un evento corporativo en todas sus fases

1. Email y redes sociales:

Si ya definió para quién es su evento, entonces debe planificar cómo va a llegar a su grupo objetivo. Las redes sociales pueden ser aliadas perfectas para darlo a conocer, Twitter y LinkedIn principalmente porque son plataformas más utilizadas profesionalmente.

Para las invitaciones personalizadas, puede utilizar MailChimp o Hubspot, que permite hacer envíos de correos electrónicos de forma automatizada. Comparta a través de esta plataforma la invitación de su evento y todos los materiales necesarios para llevarlo a cabo como programas, mapas, menús, comunicados y notas de agradecimiento.

Este servicio de emailing también se utiliza para buscar apoyo de los medios de comunicación, quienes, para ayudar a difundir el evento, necesitan contenidos, estos pueden llegar a ellos a través de esta herramienta.

eventos-en-hoteles-radisson-Que-herramientas-materiales-necesito-para-montar-un-evento-corporativo-seis2. Formularios y pagos en línea:

RegOnline es una herramienta popular para organizar eventos populares. Se encarga de crear formularios en línea, procesar los pagos, crear identificaciones y hasta ofrece informes finales. Ideal para reunir a un número grande de personas.

Eventbrite es otra aplicación que ayuda a gestionar el cobro de los tickets si es el caso. También difunde el evento, que, si es gratuito, el uso de esta herramienta lo es también. ¡Sencillo y menos costoso!

 

3. Planificación, ejecución y seguimiento:

Para controlar el foro, ubicar a los asistentes y seguir todo el protocolo, el software GESprotocolo es ideal. Se trata de una aplicación que integra toda la planificación, ejecución y seguimiento de tareas.

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3 materiales indispensable en un evento corporativo

1. Iluminación y sonido:

El equipo para iluminar y manejar el sonido es indispensable para eventos corporativos informativos, conferencias o exhibiciones. Es importante que estos tengan las condiciones óptimas.

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2.Elementos tecnológicos:

Es fundamental contar con pantallas, proyectores, tabletas, auriculares, computadoras y micrófonos para los expositores y asistentes. Todos estos materiales deben responder a las necesidades técnicas del evento.

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3. Materiales de apoyo impresos o digitales:

Para que se cumplan los objetivos de un evento, hay que tener una agenda o programa establecido, pero más importante aún, es necesario que los asistentes lo conozcan, así que en la entrada hay que entregarlo impreso o bien, enviarlo digital con anticipación.

Estadísticas, mapas e infografías también aplican. Se trata de analizar qué materiales pueden fortalecer las ideas que se pretender transmitir. El diseño de estos es importante para que impacten.

Los eventos corporativos tienen un poder de comunicación importante, pues construyen relaciones profesionales positivas. Si quiere presentar un producto, fidelizar clientes o colaboradores, use estas herramientas y materiales.

 

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